AI Customer Service Otomatis untuk Balasan Instan

Tantangan

Dimsum Qoqom, pabrik dan produsen dimsum frozen food terkemuka di Medan yang telah beroperasi sejak 2016, mengalami lonjakan permintaan yang signifikan seiring dengan pertumbuhan bisnis mereka. Sebagai distributor dan supplier dimsum frozen food yang melayani grosir, agen, reseller, dan kemitraan, mereka menerima ratusan pesan setiap hari dari calon mitra, pelanggan, dan reseller yang menanyakan tentang produk, harga, minimum order, program kemitraan, dan informasi pengiriman. Tim layanan pelanggan mereka, meskipun berdedikasi, kesulitan untuk mengimbangi volume pesan yang tinggi ini. Hal ini menyebabkan beberapa masalah kritis:

• Waktu Respons Lambat: Calon mitra dan pelanggan seringkali harus menunggu lama untuk mendapatkan balasan tentang informasi produk, harga, atau program kemitraan, yang di era digital ini dapat dengan cepat menyebabkan frustrasi dan kehilangan minat.
• Duplikasi Pertanyaan yang Sama: Banyak pelanggan dan calon mitra sering menanyakan hal yang sama berulang-ulang, seperti detail produk atau prosedur pemesanan, sehingga tim harus memberikan jawaban yang sama secara manual berkali-kali.
• Kehilangan Potensi Penjualan & Kemitraan: Keterlambatan dalam menanggapi pertanyaan pemesanan atau informasi kemitraan sering kali berarti calon pelanggan dan mitra beralih ke kompetitor.

Solusi Kami

Kami merancang dan mengimplementasikan sebuah sistem otomatisasi berbasis Kecerdasan Buatan (AI) yang terintegrasi langsung dengan platform chat yang digunakan oleh Dimsum Qoqom. Solusi ini bertujuan untuk memberikan balasan instan dan akurat terhadap pertanyaan umum dari calon mitra, reseller, dan pelanggan, seperti informasi produk dimsum frozen food, harga grosir, minimum order, program kemitraan, dan informasi pengiriman.

AI kami dikembangkan secara khusus dengan mempelajari alur bisnis dan semua informasi relevan dari Dimsum Qoqom sebagai pabrik dan distributor dimsum frozen food. Kami mengintegrasikan chatbot AI tidak hanya dengan platform perpesanan mereka tetapi juga dengan sistem internal seperti katalog produk digital. Hal ini memastikan bahwa setiap jawaban tidak hanya cepat, tetapi juga sesuai dengan konteks dan kebutuhan unik dari bisnis mereka secara real-time.

Workflow Sistem AI Customer Service

Fitur Utama

• Balasan Otomatis Instan: Sistem AI langsung memberikan jawaban terhadap pertanyaan dari calon mitra, reseller, dan pelanggan tanpa menunggu lama, sehingga peluang bisnis dapat dimaksimalkan dan pengalaman pelanggan menjadi lebih baik.
• Pemahaman Bahasa Alami: Mampu memahami pertanyaan dalam bahasa sehari-hari, termasuk singkatan dan bahasa gaul, untuk memberikan jawaban yang relevan tentang produk, harga, dan program kemitraan.
• Informasi Produk Lengkap: AI dapat memberikan informasi detail tentang berbagai varian dimsum frozen food, spesifikasi produk, dan informasi halal certification yang dimiliki Dimsum Qoqom.
• Program Kemitraan: Calon mitra dapat langsung mendapatkan informasi lengkap tentang program kemitraan, syarat menjadi reseller/agen, dan fasilitas yang disediakan melalui chat.
• Informasi Harga & Minimum Order: AI dapat memberikan informasi harga grosir, minimum order, dan penawaran khusus untuk mitra secara real-time.
• Eskalasi Cerdas: Jika AI menemukan pertanyaan yang kompleks atau permintaan khusus seperti negosiasi harga besar atau pertanyaan teknis produksi, sistem akan secara otomatis meneruskannya ke anggota tim yang tepat, lengkap dengan riwayat percakapan.

Proses Implementasi

1. Analisis Kebutuhan: Kami bekerja sama dengan tim Qoqom untuk memetakan alur kerja layanan pelanggan dan kemitraan mereka, mengidentifikasi pertanyaan yang paling sering diajukan tentang produk, harga, kemitraan, dan pengiriman, serta memahami titik-titik kritis dalam interaksi dengan calon mitra dan pelanggan.
2. Pengembangan & Pelatihan AI: Model AI dibangun dan dilatih menggunakan data historis dari percakapan dengan calon mitra, reseller, dan pelanggan untuk memastikan pemahaman konteks yang mendalam tentang bisnis dimsum frozen food dan akurasi respons.
3. Integrasi Sistem: Solusi AI diintegrasikan dengan platform pesan yang ada serta sistem katalog produk digital tanpa mengganggu operasi produksi dan distribusi yang sedang berjalan.
4. Pengujian & Optimalisasi: Melakukan serangkaian pengujian beta dengan sekelompok calon mitra dan pelanggan untuk memastikan AI berfungsi dengan baik dalam memberikan informasi produk, harga, dan kemitraan, serta terus melakukan penyesuaian untuk meningkatkan kinerjanya.
5. Peluncuran Penuh: Setelah tahap pengujian berhasil, sistem diluncurkan sepenuhnya untuk menangani interaksi dengan calon mitra, reseller, dan pelanggan.

Hasil

Implementasi otomatisasi AI ini membawa perubahan transformatif bagi operasional layanan pelanggan dan kemitraan Dimsum Qoqom. Chatbot mampu menangani hingga 90% dari total pertanyaan yang masuk tentang produk, harga, kemitraan, dan informasi umum, yang secara dramatis mengurangi beban kerja tim. Waktu respons rata-rata turun dari beberapa jam menjadi hitungan detik, memastikan calon mitra dan pelanggan mendapatkan informasi yang mereka butuhkan dengan cepat.

Hasilnya, kepuasan calon mitra dan pelanggan meningkat secara signifikan, yang tercermin dari peningkatan jumlah mitra baru yang bergabung dan peningkatan loyalitas pelanggan. Dimsum Qoqom tidak lagi kehilangan peluang bisnis, karena sistem otomatis mampu membalas pertanyaan kapan saja. Tim internal kini dapat lebih fokus pada tugas-tugas strategis yang membutuhkan sentuhan manusia, seperti negosiasi kemitraan besar, pengembangan produk baru, dan membangun hubungan jangka panjang dengan mitra korporat.